BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
Kesulitan
manusia dalam menyelesaikan masalah pada intinya bersumber pada dua sebab yaitu
karena mereka tidak tahu cara memecahkan masalah atau karena kekurangan fakta
yang mendukung berhubungan dengan masalah tersebut (Hadi, 2000 : 1).
Perkembangan teknologi dewasa ini tidak terlepas dari upaya manusia untuk
memenuhi kebutuhannya. Kebutuhan manusia yang senantiasa bertambah dan
kelangkaan sumber daya pemuas kebutuhan telah mendorong manusia untuk dapat
menciptakan suatu cara yang efektif dan efisien dalam memanfaatkan sumber daya
yang ada.
Perkembangan
kehidupan manusia yang terjadi dewasa ini tidak terlepas dari perkembangan
teknologi informasi yang ada. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi
maka perpindahan informasi dari satu tempat ke tempat lain tidak lagi
membutuhkan waktu yang lama. Perpindahan informasi dapat terjadi apabila
terdapat interaksi antara dua pihak atau lebih. Interaksi ini diwujudkan dengan
aktifitas komunikasi yang dapat terjadi baik secara lisan maupun secara
tertulis. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi maka interaksi lisan
maupun tertulis ini dapat terjadi tanpa harus bertemunya dua pihak atau lebih
secara langsung (tatap muka) untuk melaksanakan aktifitas komunikasi tersebut.
Perkembangan
teknologi komunikasi selain dapat dimanfaatkan untuk mendukung aktifitas
individual juga dapat dimanfaatkan untuk mendukung efektifitas dan efisiensi
kegiatan organisasi. Dalam organisasi swasta maupun instansi pemerintah,
aktifitas komunikasi memegang peranan yangsangat penting. Komunikasi internal
maupun komunikasi eksternal dalam organisasi berfungsi untuk mendukung
tercapainya tujuan organisasi. Dengan adanya komunikasi diharapkan terjadi
interaksi dua arah yang berimbas pada terjadinya perpindahan informasi.
Perpindahan informasi yang baik terjadi apabila tidak terdapat kesalah pahaman
antara informan dengan pihak yang menerima informasi terhadap informasi yang
dimaksud. Oleh karena itulah dibutuhkan metode dan alat komunikasi yang tepat
guna mendukung tercapainya komunikasi organisasi yang baik.
Seiring dengan
berkembangnya zaman, teknologi komunikasi berkembang begitu pesat dengan banyak
bermunculannya berbagai alat telekomunikasi atau perhubungan yang canggih,
seperti; telepon, seluler, televisi, radio, telegram, faksimile dan lain sebagainya,
namun masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya,
bahka masih tetap kokoh terpakai seolah tak bisa tergantikan oleh berbagai
peralatan komunikasi yang canggih itu, komunikasi tertulis tersebut adalah
surat.
Surat adalah
sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara
tertulis (Silmi, 2002 : 1). Surat masih digunakan sampai sekarang karena surat
memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi lainya kelebihan
tersebut karena surat lebih praktis, efektif dan ekonomis. Surat selain
berfungsi sebagai alat komunikasi juga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti
hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hukum, sumber data, alat pengikat,
jaminan, wakil, alat promosi.
Dalam suatu
lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak
terlepas dari kegiatan surat-menyurat atau korespondensi, maka dari itu pada
suatu perusahaan atau instansi kegiatan surat menyurat harus mendapatkan
perhatian yang sungguh, karena isi dari surat pada perusahaan atau instansi
akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari perusahaan/ instansi yang
bersangkutan, maka dari itu perlu adanya pengelolaan surat. Dalam suatu
organisasi/ perusahaan surat menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi
dua yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat masuk adalah semua jenis surat
yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui
pos maupun yang diterima dari kurir dengan mempergunakan buku pengiriman /
ekspedisi. (Wursanto,1991: 108), sedangkan pengertian surat keluar adalah surat
yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah di tandatangani
oleh pejabat yang bewenang) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor, atau
lembaga untuk ditujukan/ dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain.
(Wursanto, 1991: 144). Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik meliputi;
pengelompokkan surat, membuka surat, pemeriksaan surat, pencatatan surat dan
pendistribusian surat, sedangkan untuk surat keluarmeliputi; pembuatan konsep,
persetujuan konsep, pengetikan surat,pemberian nomor, penyusunan surat,
pengiriman surat. (Widjaja, 1990 :30).
Seperti
halnya di kantor Kementrian Agama RI merupakan instansi Pemerintah yang
menpunyai peranan penting dibidang pendapatan daerah, Pada Kantor Kementrian
Agama RI surat merupakan sarana informasi,sumber data dan komunikasi yang
penting didalam pencapaiaan tujuan yang diinginkan. Prosedur pengelolaan surat
pada kantor Kementrian Agamna RI pelaksanaannya dilakukan berdasarkan petunjuk
teknis pengelolaan surat masuk dan surat keluar, Di dalam pengelolaan suratnya
asas yang digunakan adalah didasarkan pada asas sentralisasi yang artinya bahwa
surat yang masuk dan keluar melalui satu pintu. Namun didalam realisasinya
masih tedapat sedikit ketidaksesuaiaan dengan petunjuk teknis pengelolaan surat
masuk dan surat keluar.
Dari uraian
konsep diatas dapat diketahui mengenai pentingnya peranan surat-menyurat dalam
suatu organisasi atau suatu perusahaan/instansi, maka peneliti tertarik untuk
mengkaji “ Prosedur PengelolaanSurat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kementrian
Agama RI”
1.2 PerumusanMasalah
Bertitik tolak
pada uraian latar belakang diatas maka permasalahan
yang diambil dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan surat
keluar pada
kantor Kementrian Agama RI ?
2. Kendala-kendala apa yang dihadapi oleh kantor Kementrian
Agama RI
dalam pengelolaan surat masuk dan suratkeluarnya ?
3. Bagaimana prosedur setelah surat keluar ?
1.3 Tujuan Penelitian
Sesuai dengan
permasalahan yang dikemukakan diatas, maka tujuan yang hendak dicapai dalam
penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui prosedur pengelolaan surat masuk dan
surat keluar pada
Kementrian Agama
RI.
2. Untuk mengetahui kendala-kendala apa yang dihadapi oleh
kantor
Kementrian Agama
RI dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluarnya.
1.4 Manfaat
Penelitian
Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah sebagai
berikut :
1. Bagi penulis
Penelitian ini diharapkan sebagai tambahan pengetahuan dan
wawasan dalam dunia kerja yang sesungguhnya dan sebagai sarana untuk
menganalisi sejauh mana teori yang dipelajari sesuai dengan praktek tentang
prosedur surat masuk dan surat keluar yang baik dan benar.
2. Instasi terkait
Sebagai bahan masukan bagi instasi, khusunya mengenai
prosedur pengeloaan surat, baik surat masu
k maupun surat keluar.
3. Bagi Perguruan Tinggi
Sebagai refensi dan informasi bagi mahasiswa yang akan
menyusun laporan tugas akhir.
1.5 Sistematika
Penulisan Tugas Akhir
Sistematika
penulisan tugas akhir merupakan garis besar penyusunan yang memudahkan
pemikiran dalam pemahaman secara keseluruhan ini dari tugs akhir ini. Adapun
sistematika dalam penyusunan tugas akhir meliputi bagian pengatar yang terdiri
atas judul tugas akhir, pengesahan, kata pengatar, daftar isi, daftar lampiran.
Sedangkan untuk
bagian utama meliputi BAB I pendahuluan yang terdiri dari latar belakang
masalah, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sitematika
penelitian, Untuk BAB II pembahasan yang terdiri dari tinjauan perusahaan umum,
tinjuan teroritis, Tinjauan praktek, untuk BAB III penutup yang terdiri dari
kesimpulan, saran dan kata penutup.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Tinjauan Umum Permasalahan
A. Sejarah Singkat Perusahaan
Realitas
politik menjelang dan masa awal kemerdekaan menunjukkan bahwa pembentukan
Kementerian Agama memerlukan perjuangan tersendiri. Dalam rapat besar (sidang)
Badan Penyelidik Usaha-Usaha Persiapan Kemerdekaan Indonesia (BPUPKI), tanggal
11 Juli 1945 Mr. Muhammad Yamin mengusulkan perlu diadakannya kementerian yang
istimewa, yaitu yang berhubungan dengan agama yakni Kementerian Islamiyah yang
menurutnya memberi jaminan kepada umat Islam (masjid, langgar, surau, wakaf)
yang di tanah Indonesia dapat dilihat dan dirasakan artinya dengan kesungguhan
hati. Tetapi usulnya tentang ini tidak begitu mendapat sambutan.
Pada waktu
Panitia Persiapan Kemerdekaan Indonesia (PPKI) melangsungkan sidang hari
Minggu, 19 Agustus 1945 untuk membicarakan pembentukan kementerian/departemen,
usulan tentang Kementerian Agama tidak disepakati oleh anggota PPKI. Hanya enam
dari 27 Anggota PPKI yang setuju didirikannya Kementerian Agama. Beberapa
anggota PPKI yang menolak antara lain: Johannes Latuharhary mengusulkan kepada
rapat agar masalah-masalah agama diurus Kementerian Pendidikan. Abdul Abbas
seorang wakil Islam dari Lampung, mendukung usul agar urusan agama ditangani Kementerian
Pendidikan. Iwa Kusumasumatri, seorang nasionalis dari Jawa Barat, setuju
gagasan perlunya Kementerian Agama tetapi karena pemerintah itu sifatnya
nasional, agama seharusnya tidak diurus kementerian khusus. Ki Hadjar
Dewantara, tokoh pendidikan Taman Siswa, lebih suka urusan-urusan agama menjadi
tugas Kementerian Dalam Negeri. Dengan penolakan beberapa tokoh penting ini,
usul pembentukan Kementerian Agama akhirnya ditolak.
Keputusan untuk
tidak membentuk Kementerian Agama dalam kabinet Indonesia yang pertama, menurut
B.J. Boland, telah meningkatkan kekecewaan orang-orang Islam yang sebelumnya
telah dikecewakan oleh keputusan yang berkenaan dengan dasar negara, yaitu
Pancasila, dan bukannya Islam atau Piagam Jakarta.
Ketika Kabinet
Presidensial dibentuk di awal bulan September 1945, jabatan Menteri Agama belum
diadakan. Demikian halnya, di bulan November, ketika kabinet Presidensial
digantikan oleh Kabinet Parlementer di bawah Perdana Menteri Sjahrir. Usulan
pembentukan Kementerian Agama pertama kali diajukan kepada BP-KNIP (Badan
Pekerja Komite Nasional Indonesia Pusat) pada tanggal 11 November 1946 oleh
K.H. Abudardiri, K.H. Saleh Suaidy, dan M. Sukoso Wirjosaputro, yang semuanya
merupakan anggota KNIP dari Karesidenan Banyumas. Usulan ini mendapat dukungan
dari Mohammad Natsir, Muwardi, Marzuki Mahdi, dan Kartosudarmo yang semuanya
juga merupakan anggota KNIP untuk kemudian memperoleh persetujuan BP-KNIP.
Kelihatannya,
usulan tersebut kembali dikemukakan dalam sidang pleno BP-KNIP tanggal 25-28
November 1945 bertempat di Fakultas Kedokteran UI Salemba. Wakil-wakil KNIP
Daerah Karesidenan Banyumas dalam pemandangan umum atas keterangan pemerintah
kembali mengusulkan, antara lain; Supaya dalam negara Indonesia yang sudah
merdeka ini janganlah hendaknya urusan agama hanya disambillalukan dalam tugas
Kementerian Pendidikan, Pengajaran dan Kebudayaan atau departemen-departemen
lainnya, tetapi hendaknya diurus oleh suatu Kementerian Agama tersendiri.
Usul tersebut mendapat sambutan dan dikuatkan oleh
tokoh-tokoh Islam yang hadir dalam sidang KNIP pada waktu itu. Tanpa pemungutan
suara, Presiden Soekarno memberi isyarat kepada Wakil Presiden Mohamad Hatta,
yang kemudian menyatakan, bahwa Adanya Kementerian Agama tersendiri mendapat perhatian
pemerintah. Sebagai realisasi dari janji tersebut, pada 3 januari 1946
pemerintah mengeluarkan ketetapan NO.1/S.D. yang antara lain berbunyi: Presiden
Republik Indonesia, Mengingat: Usul Perdana Menteri dan Badan Pekerja Komite
Nasional Pusat, memutuskan: Mengadakan Departemen Agama.
Pengumuman
berdirinya Kementerian Agama disiarkan oleh pemerintah melalui siaran Radio
Republik Indonesia. Haji Mohammad Rasjidi diangkat oleh Presiden Soekarno
sebagai Menteri Agama RI Pertama. H.M. Rasjidi adalah seorang ulama berlatar
belakang pendidikan Islam modern dan di kemudian hari dikenal sebagai pemimpin
Islam terkemuka dan tokoh Muhammadiyah. Rasjidi saat itu adalah menteri tanpa
portfolio dalam Kabinet Sjahrir. Dalam jabatan selaku menteri negara (menggantikan
K.H.A.Wahid Hasjim), Rasjidi sudah bertugas mengurus permasalahan yang
berkaitan dengan kepentingan umat Islam.
Kementerian
Agama mengambil alih tugas-tugas keagamaan yang semula berada pada beberapa
kementerian, yaitu Kementerian Dalam Negeri, yang berkenaan dengan masalah
perkawinan, peradilan agama, kemasjidan dan urusan haji; dari Kementerian
Kehakiman, yang berkenaan dengan tugas dan wewenang Mahkamah Islam Tinggi; dari
Kementerian Pengajaran, Pendidikan dan Kebudayaan, yang berkenaan dengan
masalah pengajaran agama di sekolah-sekolah.
Keputusan dan
penetapan pemerintah ini dikumandangkan di udara oleh RRI ke seluruh dunia, dan
disiarkan oleh pers dalam, dan luar negeri, dengan H. Rasjidi BA sebagai
Menteri Agama yang pertama Pembentukan Kementerian Agama segera menimbulkan
kontroversi di antara berbagai pihak. Kaum Muslimin umumnya memandang bahwa
keberadaan Kementerian Agama merupakan suatu keharusan sejarah dan merupakan
kelanjutan dari instansi yang bernama Shumubu (Kantor Urusan Agama) pada masa
pendudukan Jepang, yang mengambil preseden dari Het Kantoor voor Inlandsche
Zaken (Kantor untuk Urusan Pribumi Islam pada masa kolonial Belanda. Bahkan
sebagian Muslim melacak eksistensi Kementerian Agama ini lebih jauh lagi, ke masa
kerajaan-kerajaan Islam atau kesultanan, yang sebagiannya memang memiliki
struktur dan fungsionaris yang menangani urusan-urusan keagamaan.
2.2 Tinjuan Teroritis
2.2.1 Fungsi Dan Kedudukan Surat Dalam Kinerja Kantor
Selain sebagai sarana komunikasi surat juga mempunyai fungsi
lain :
Menurut Barthos (1989 : 36) surat mempunyai fungsi sebagai
berikut:
1. Wakil dari pengirim atau penulis.
2. Bahan Pembukti.
3. Pedoman dalam mengambil tindakana lebih lanjut.
4. Alat pengukur kegiatan organisasi.
5. Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak).
Sedangkan fungsi surat menurut Silmi (2002 : 2) antara lain
:
1. Surat berfungsi sebagai sarana komunikasi, surat
merupakan sarana
komunikasi yang
ekonomis, efektif dan praktis.
2. Wakil, surat menjadi wakil dari pembuat surat yang
membawa pesan,
misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima.
3. Bahan bukti, mengingat surat merupakan sarana komunikasi
secara
tertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang
mempunyai kekuatan hokum.
4. Sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat
digunakan
untuk informasi atau petunjuk keterangan untuk di tindak
lanjuti.
5. Bahan pengingat, Surat mengingatkan seseorang dalam
kegiatan atau
aktifitasnya dimasa lalu yang bisa dipergunakan untuk
melakukan
kegiatan selanjutnya baginya.
6. Jaminan, Surat dapat menjadi surat jaminan, seperti
jaminan
keamanan pada
surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai dan
lain sebagainya.
7. Alat pengikat, Surat dapat digunakan untuk mengikat antara
dua
pihak dengan
kekutan hukum, semisal dalam surat kontrak.
8. Alat promosi, Surat dapat menjadi alat promosi bagi biro,
kantor atau
perusahaan pengirim surat kepada penerima surat atau
siapapun juga
yang membaca surat tersebut.
9. Alat untuk penghematan, Surat dapat menghemat, baik
waktu, tenaga
dan juga biaya, karena selembar surat telah dapat mewakili
kedatangan pembuat surat secara nyata.
Dari fungsi surat diatas dapat diketahui kedudukan surat
dalam kinerja kantor meliputi sebagai berikut :
1. Surat mempunyai kedudukan sebagai wakil dari pengirim
atau
penulis.
2. Surat berkedudukan sebagai pedoman dalam mengambil
tindakan
lebih lanjut.
3. Surat berkedudukan sebagai jaminan.
2.2.2 Macam Surat
Menurut Pratjihno, dalam Moekijat (1982 : 51) ada tiga macam
suratantara lain :
1. Surat perniagaan, yaitu surat yang dibuat oleh
badan-badan
perniagaan/
perindustrian;
2. Surat jabatan atau surat dinas, yaitu surat yang dibuat
oleh Kantor-
Kantor
Pemerintah;
3. Surat-surat yang tidak termasuk surat perniagaan dan
surat dinas,
didalam golongan ini termasuk diantaranya surat kekeluargaan
.
Menurut Ismael, dalam Moekijat (1982 : 52) menyebutkan bahwa
suratada dua macam, yaitu:
1. Korespondensi partikelir, yaitu surat-menyurat antara
kaum keluarga atau
sahabat kenalan.
2. Korespondensi resmi
3. Antara jawatan dengan jawatan.
4. Antara jawatan dengan orang partikelir dan sebaliknya.
5. Antara pengurus suatu perkumpulan dengan anggotanya atau
sebaliknya.
6. Antara pedagang dengan kaum pedagang; antara kaum pedagan
dengan
jawatan pemerintah dan sebaliknya; antara pedagang dengan
orang partikelir dan sebaliknya.
Macam-macam surat menurut Barthos (1989 : 37-39) antara lain
:
Macam-macam surat dibedakan menurut wujudnya antara lain :
1. Kartu pos
2. Warkat pos
3. Surat bersampul
4. Memorandum dan
Nota
5. Telegram
6. Surat pengantar
Macam-macam surat dibedakan berdasarkan tujuannya antara
lain :
1. Surat pemberitahuan
2. Surat perintah
3. Surat permintaan
4. Surat peringatan
5 Surat panggilan
6. Surat susulan
7. Surat keputusan
8. Surat laporan
9. Surat perjanjian
10. Surat penawaran, pesanan dan lain-lain.
Macam-macam surat menurut sifat isi dan asalnya dibedakan
sebagai berikut :
1. Surat dinas.
2. Surat Niaga.
3. Surat pribadi.
4. Surat yang isinya masalah sosial.
Macam-macam surat menurut jumlah penerimanya dibedakan
sebagai berikut :
1. Surat biasa, surat ini untuk satu orang (pejabat/
organisasi).
2. Surat edaran, untuk beberapa orang/ pejabat/ organisasi.
3. Surat pengumuman, untuk sekelompok masyarakat.
Macam-macam surat menurut keamanan isinya dibedakan sebagai
berikut :
1. Surat sangat rahasia.
2. Surat rahasia.
3. Surat biasa.
Macam-macam surat menurut urgensi penyelesaiannya dibedakan
sebagai berikut :
1. Surat sangat rahasia.
2. Surat segera.
3. Surat biasa.
Surat menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi
beberapa
macam yaitu :
1. Surat masuk
2. Surat keluar
Surat menurut jangkauannya dibedakan menjadi beberapa macam
antara lain :
1. Surat Internal
2. Surat Eksternal
Menurut Wirladihardjo (1991 : 66 - 68), macam-macam surat
dibedakan sebagai berikut :
1. Surat yang besifat penyampaian berita.
2. Surat yang bersifat memberikan keterangan, tugas/
perintah atau hak.
3. Surat yang isinya harus segara disampaikan.
4. Surat yang berupa catatan/ naskah yang bersifat dokumen/
alat
pembuktian.
5. Surat yang sifatnya Teknis Statuter.
6. Surat yang berupa peraturan pelaksanaan dari peraturan
perundang-
undangan
7. Surat dan dokumen yang bersifat teknis lainnya.
2.2.3 Prinsip-Prinsip Surat
Menurut
Moekijat (1982 : 52) ada empat prinsip yang akan memungkinkan dalam menlis
sepucuk surat agar memeberikan kesan yang baik dan pada waktu bersamaan
menympaikan arti yang sebenarnya mengenai apa yang dikatakan, prinsip tersebut
meliputi :
1. Keringkasan, ini berarti bahwa surat harus pendek,
walaupun ada
beberapa surat yang panjang akan tetapi adalah masih
mungkin menggunakan jumlah kata yang
sedikit-sedikitnya untuk menyatakan arti yang penulis ingin sampaikan.
2. Kejelasan, tidak boleh ada arti dua, misalkan kata
“apakah yang
dimaksud ini apa itu?” maka surat tersebut dikatakan tidak
jelas.
3. Keserdehanan, dalam pembuatan surat kata-kata yang
sederhana akan
memberikan arti yang lebih jelas daripada menggunakan
kata-kata yang panjang dan sulit.
2.2.4 Sistem filing
Menurut Mulyono (1984 : 12), ada lima dasar pokok sistem
bagi penyelenggaraan filing/ arsip yang dapat dipergunakan, yaitu :
1. Sistem Abjad
Sistem abjad
adalah suatu sistem penyimpanan yang didasarkan atas
urutan abjad, jadi
pemberian kode warkat yang akan disimpan dalam
arsip mernggunakan
abjad dari A-Z.
2. Sistem Pokok Soal (Subyek)
Sistem penyimpanan
arsip yaang didasarkan atas perihal surat (pokok
soal isi surat)
3. Sistem Tanggal
Sistem tanggal
adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal
surat atau tanggal penerimaan surat.
4. Sistem Nomor
1. Sistem Klasifikasi Desimal, sistem ini sering dikenal
dengan sistem Dewey
2. Sistem Terminal Digit, sistem penyimpanan berdasarkan
nomor terakhir
3. Sistem Wilayah
Sistem Wilayah merupakan suatu sistem penyimpanan yang
dikelompokkan atas wilayah-wilayah tertentu.
2.2.5 Asas penyimpanan filing
Menurut Wursanto
(1991 : 171) dalam penyelenggaraan penyimpanan warkat/ surat dikenal tiga macam
asas yaitu ;
1. Asas Sentralisasi
Penyimpanan
warkat/ surat dengan mempergunakan asas sentralisasi
adalah penyimpanan
warkat atau surat yang dipusatkan (central filing)
pada unit
tertentu.
2. Asas Desentralisasi
Penyelenggaraan penyimpanan dengan asas desentralisasi
adalah dengan memberikan kewenangan kepada tiap-tiap unit satuan kerja untuk
mengurus penyelenggaraan penyimpanan warkat sendiri-sendiri.
3. Asas Campuran
Asas campuran merupakan asas kombinasi antara desentralisasi
dengan sentralisasi.
2.3 Tinjauan Praktis
2.3.1 Prosedur Pengelolaan Surat
1. Prosedur Surat masuk
Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang
diterima dari instansi lain atau
perorangan, atau bisa dikatakan surat masuk adalah semua jenis surat yang
diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos
(kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan
mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi). (Wursanto, 1991 : 108). Pengelolaan
surat dalam suatu instansi dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat,
yaitu surat penting, surat biasa, surat rahasia, surat surat pribadi. Menurut
Wursanto (1991 : 110-128) pada dasarnya pengelolaan surat masuk dibagi menjadi
tiga langkah, yaitu :
1. Penerimaan surat
Sebaiknya semua
penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit tersendiri, yaitu unit
kearsipan. Sistem penerimaan surat semacam ini kita namakan sistem satu pintu
atau kebijaksanaan satu pintu.
Menurut cara pengirimannya, penerimaan surat dibedakan
Menjadi 2 :
1. Surat-surat yang diterima melalui Pos dan Telkom, yang
dapat
dibedakan menjadi dua macam, yaitu ; surat-surat yang
diantar oleh petugas pos dan dan surat-surat yang diambil sendiri oleh petugas
dari kantor yang bersangkutan.
2. Surat-surat yang diterima melalui pengantar surat, kurir
atau cara dari kantor pengirim. Penerimaan surat yang tidak sesuai prosedur
atau atau surat yang diterima langsung oleh pejabat yang bersangkutan atau oleh
unit kerja yang bersangkutan maka pejabat atau unit kerja yang menerima
surat-surat tersebut harus segera memberitahukan kepada unit kearsipan agar
dapat diadakan pencatatan seperlunya sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang
ditentukan.
2. Penyortiran surat
Penyortiran
surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor /
instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan.
Surat masuk dapat dikelompokkan dalam tiga macam :
1. Surat pribadi
2. Surat dinas
3. Surat-surat dinas
maupun surat-surat pribadi yang harus dikembalikan karena salah alamat.
3. Pembukaan surat
Pembukaan
surat ialah kegiatan yang dilakukan oleh seorang petugas dalam bidang kearsipan
untuk mengeluarkan surat dari dalam sampul surat atau dari dalam amplop untuk
diadakan pemrosesan lebih lanjut. Setelah surat dikeluarkan langkah selanjutnya
adalah mengadakan pemeriksaan surat, yang meliputi beberapa hal antara lain:
1. Alamat, apakah alamat yang tertulis pada amplop (alamat
amplop) benar-benar sama cocok dengan alamat yang ditulis pada surat (alamat
dalam atau alamat surat).
2. Tanda tangan dan cap, surat dinas Dinegara kita
(khususnya di instansi-instansi pemerintah) dianggap sah apabila sudah dibutuhi
cap dan tanda tangan dari instansi yang bersangkutan.
3. Nomor dan tanggal surat, Nomor dan tanggal surat
diperlukan untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu indeks.
4. Pokok soal atau perihal, untuk dicatat didalam buku
agenda atau didalam kartu indeks, untuk mengetahui perihal surat maka harus
membaca isi surat secara keseluruhan.
5. Lampiran surat, untuk mengetahui jenis dan jumlah
lampiran maka harus benar-benar diteliti dan dibaca satu-persatu setiap
lampiran.
2. Prosedur Surat Keluar
Menurut
Widjaja (1990 : 37 ) surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi
atau instansi yang ditujukan kepada organisasi atau perseorangan diluar
organisaasi tersebut. Sedangkan pengertian surat keluar menurut Wursanto (1991
: 144 ) adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan
telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang ) yang dibuat oleh suatu
instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan/ dikirim kepada instansi, kantor
atau lembaga lain. Menurut Widjaja (1990 : 37 ), didalam pembuatan surat keluar
ada beberapa langkah-langkah penting yang harus dilakukan yaitu :
1. Pembuatan Konsep Surat
Konsep surat hendaknya dibuat dan disusun secara rapi
sehingga memudahkan juru ketik untuk mengetiknya.
2. Persetujuan Konsep
Sebelum konsep surat siap untuk diketik, terlebih dahulu diperiksa
apakah sudah memenuhi persyaratan atau belum dan sebagai tanda. persetujuan
terhadap konsep surat tersebut maka pejabat yang berkepentingan membubuhi tanda
tangan.
3. Pengetikan Surat
Setelah konsep disetujui maka selanjutnya konsep surat
diketik, sebelum surat di tanda tangani oleh pejabat yang berwenang maka surat
diperiksa terlebih dahulu apakah surat sudah sesuai dengan konsep surat.
4. Pemberian Nomor
Pemberian nomor surat dilakukan oleh petugas pencatat surat
sesuai dengan urutan pada buku agenda surat keluar.
5. Penyusunan Surat
Kegiatan penyusunan surat meliputi ; pemisahan surat apabila
ada tembusannya, lembar yang digunakan sebagai arsip dikelompokkan, apabila
terdapat lampiran maka diadakan pemeriksaan.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Pembelajaran di dunia kerja adalah suatu strategi yang
memberi peluang peserta mengalami proses belajar rmelalui dunia industri secara
langsung .Dengan adanya Prakerin saya dapat merasakan bagaimana pelaksanaan
praktik langsung di lingkungan kerja yang di sampingi pembimbing secara langung
oleh pihak industri.
Prakerin dapat menunjang siswa untuk menjadi tenaga kerja
menengah yang ahli dan profesional dalam bidangnya yang mampu memenuhi nasional
atau bahkan internasional. Dengan begitu siswa/siswi akan mempunyai sikap yang
akan menjadi bekal dasar pengembangan diri secara berkelanjutan dan dapat
mengamalkan apa yang telah di perolehnya, dalam kehidupan sehari-hari.
Adapun kesimpulan mengenai tempat prakerin ini adalah :
1. Perusahaan ini mempunyai fasilitas yang memadai bagi para
pegawai.
2. Untuk memulai usaha harus dilakukan dari dasar dilakukan
dari dasar
sehingga akan menjadi sukses.
3. Produk yang berkualitas maka akan memperoleh penghargaan
dari
konsumen.
3.2 Saran
Beberapa hal yang kami temukan di lapangan saat pelaksanaan
prakerin yang sebagian kecil justru tidak kami temukan saat mengikuti
pembelajaran di kelas. Terkait denga ini saya ajukan beberapa saran antara lain
:
1. Sekolah perlu memberikan penekanan pada masalah budaya
kerja yang berlaku pada instasi pemerintah maupun swasta. Dengan demikian
apabila siswa melakukan Prakerin sehingga pada instasi maksud, para siswa akan
dapat menyelesaikan diri dengan mudah.
2. Sekolah hendaknya lebih meningkatkan sosialisasi ke dunia
industri, untuk lebih mengetahui kemajuan teknologi ini.
3.3 Kata Penutup
Dengan Mengucapkan
Syukur Alhamdulillah atas segala yang telah di limpahkan oleh ALLAH SWT, bahwa
penulis telah mendapat dukungan dari berbagai pihak dalam menyelesaikan laporan
ini dengan baik tanpa mengakami hambatan berarti.
Keberhasilan
pelaksanaan Praktek Kerja Industri ini sangat di butuhkan oleh para siswa atau
siswi agar bias mengikuti salah satu syarat untuk menempuh UAS/UAN, sehingga
dengan di buatnya PRAKERIN ini di harapkan dapat di jadikan acuan bagi
kelancaran pelaksanaan Praktek Kerja Industri, terutama pada tahap awal kerja
berkaitan dengan paket keahlian yang ada di Dunia usaha atau dunia industri.
Penulis mengharapkan
agar semua penjelesan di dalam laporan yang telah tersusun dengan rapi sesuai
dengan tujuan siswa atau siswi ini. Penulis telah berusaha menyusun dan
mengerjakan laporan ini dengan rapih dan jelas agar dapat mudah di mengerti
serta di pahami bagi para pembacanya.
DAFTAR PUSAKA
Hadi, Sutrisno. 2000, Metodologi Rescarch, Yogyakarta : Andi
Silmi, Sikka Mutiara. 2002, Panduan Menulis Surat Lengkap.
Yogyakarta : Abolut
Wursanto, Ignatius. 1991, Kearsipan I. Yogyakarta : Kanisius
Widjaja, A.W. 1990, Administrasi Kearsipan. Jakarta : Cv
Rajawali
Sukirno hadi. 2008. Gunungan jogja,
Di ambil dari : www.hadisukirno.co.id (20 juli 2008)
Amikom. 2017. Info kampus
Di ambil dari : https://www.amikom.ac.id (2017)
Anton.2015. Sejarah candi borobudur
Di ambil dari : www.anton-nb.com (September 2015)
Wikipedia.2010. Gunung Merapi
Di ambil dari : https://id.wikipedia.org/wiki/gunung_merapi
(2010)
Wikipedia.2010. Keraton Ngayogyakarta Hadiningrat
Di ambil dari : https://id.wikipedia.org/wiki/Keraton_Ngayogyakarta_Hadiningrat
(2010)
LAMPIRAN
1. Perjalanan Study Tour Yogyakarta
Study tour ini dilaksanakan di Yogyakarta dan sekitarnya.
Adapun obyek-obyek yang dikunjungi antara lain :
a. STMIK AMIKOM
Mengunjungi STMIK AMIKOM yang beralamat di Jl. Ringroad,
Sumberan, Kec. Ngaglik, Kab. Sleman, DI Yogyakarta.
b. Obyek Wisata
• Candi Borobudur
• Merapi Jeep Tour
• Kraton Yogyakarta
Adapun waktu pelaksanaan study tour Yogyakarta yaitu pada
tanggal 02 Maret 2019 sampai tanggal 05 Maret 2019 (selama 4 hari). Mulai
berangkat dari sekolah yaitu tanggal 02 Maret 2019 pada pukul 06.30 WIB dan
kembali lagi kesekolah tanggal 05 Maret 2019 pada pukul 22.00 WIB.
Hari pertama pada tanggal 02 Maret 2019 pukul 05.30 WIB
semua kumpul di SMK SATRIA untuk diberikan pengarahan dari panitia. Kemudian
semua siswa memasuki bus yang telah ditetapkan. Pada pukul 06.30 WIB perjalanan
dimulai. Sebelum berangkat kita semua berdo’a bersama agar selamat sampai
tujuan dan tidak ada halangan apapun dalam perjalanan. Pada pukul 12.30 WIB
kami tiba di Pejagan untuk istirahat, sholat serta makan siang di Rest Area 228
Pejagan. Setelah selesai bersitirahat kami langsung berangkat kembali dan tiba
di RM Grafika Kalasan pada pukul 20.00 WIB untuk istirahat, makan dan sholat.
Selanjutnya kami melanjutkan perjalan dan tiba di Hotel pada pukul 21.00 WIB
kemudian kita semua istirahat.
Hari ke dua pada tanggal 03 Maret 2019 pukul 04.30 WIB kami
mandi dan sholat. Lalu pada pukul 06.00 WIB kami sarapan pagi di hotel. Pada
pukul 07.30 WIB kami berangkat mengunjungi Candi Borobudur. Kemudian pada pukul
12.00 WIB kami tiba di RM Progosari untuk istirahat, makan dan sholat. Pada pukul
13.30 WIB kami berangkat menuju Wisata Merapi. Setelah itu kami berangkat
menuju RM Muara Kapuas 2 pada pukul 18.30 WIB untuk makan malam. Kemudian pada
pukul 18.30 WIB kembali ke hotel untuk istirahat sejenak, dan sholat lalu
menuju ke Malioboro untuk membeli oleh-oleh.
Hari ke tiga pada tanggal 04 Maret 2019 pukul 04.30 WIB kami
mandi dan sholat. Lalu pada pukul 06.00 WIB kami sarapan pagi di hotel. Pada
pukul 07.30 WIB kami berangkat mengunjungi Kraton Yogyakarta dan tiba disana
pada pukul 08.30 WIB. Pada pukul 12.00 WIB kami istirahat, sholat dan makan di
RM Jogja Asri. Kemudian bertangkat menuju AMIKOM pada pukul 13.30 WIB. Kemudian
melanjutkan perjalanan menuju Malioboro pada pukul 15.30 WIB. Lalu pada pukul
19.00 makan malam di Hotel Matahari dan kembali ke hotel pada pukul 20.00 WIB.
Hari ke empat pada tanggal 05 Maret 2019 pukul 04.30 WIB
kami mandi dan sholat dan merapihkan seluruh barang-barang bawaan kita serta
memastikan seluruh barang milik pribadi tidak tertinggal di hotel. Lalu pada
pukul 06.30 WIB kami sarapan pagi di hotel. Pada pukul 07.00 WIB kami
bersiap-siap check out dari hotel. Kemudian pada pukul 08.00 WIB berangkat
menuju Jakarta, sebelum memulai perjalanan kami berdoa bersama akan sampai
Jakarta dengan selamat. Pukul 12.00 WIB istirahat, sholat dan makan di RM
Kurnia Jawa Timur Kendal. Kemudian tiba di Cirebon pada pukul 18.00 WIB untuk
istirahat, sholat dan makan di RM Pringsewu, Gronggong. Dan tiba di Jakarta
pada pukul 21.00 WIB
1. Hotel KJ Jogjakarta
Perjalanan yang cukup
panjang, akhirnya kami tiba di Hotel KJ sekitar pukul 21.00 WIB lalu menunggu
proses check in. Disana kami arahkan untuk masuk ke kamar, dengan membawa kartu
kamar untuk segera istirahat. Setibanya di kamar kami pun menaruh barang bawaan
kami. Kami pun tertidur lelap karena kondisi fisik kami sudah lelah setelah
menempuh perjalanan pulang.
2. Universitas AMIKOM Jogjakarta (Jawa Tengah)
SMTIK AMIKOM JOGJAKARTA adalah sebuah perguruan tinggi hasil
pengembangan dari Akademi Manajemen Informatika dan Komputer “AMIKOM
JOGJAKARTA”. AMIKOM Yogyakarta sebagai lembaga tingi yang didirikan berdasarkan
keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 084/D/O/1994
tentang pemberian status Terdaftar kepada Jurusan /Program Studi untuk jenjang
Program Studi D-III pada AMIKOM Yogyakarta di DIY dan bernaung di bawah Yayasan
“AMIKOM YOGYAKARTA”.
AMIKOM Yogyakarta memiliki Program Studi Manajemen
Informatika dan Teknik Informatika. Program studi ini masing-masing dikelola
oleh seorang Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan yang didukung oleh perangkat
dosen dan Staff Administrasi.
Seiring dengan kemajuan Teknologi Informasi dan Komunikasi
(TIK) dan sekaligus untuk mmenuhi kebutuhan tenaga ahli yang memahami dan
terampil di bidang tersebut, maka AMIKOM menambah program S-1 dan berubah
menjadi SMTIK AMIKOM YOGYAKARTA.
Penyelenggaran Program Studi Sistem Informasi untuk jenjang
Program Sarjana (S1) seacar khusus di dukung oleh Dapartemen Pendidikan
Nasional, dengan surat Direktur Jendral Pendidikan Tinggi
Nomor : 2704/D/T/2004 perihal Perpanjangan Ijin
Penyelenggaraan Program Studi pada SMTIK AMIKOM YOGYAKARTA.
Badan Hukum : Yayasan
AMIKOM Yogyakarta
Berdiri :
11 Oktober 1994
Akte Pendirian :
17 April 2008
Alamat :
Jalan Ring Road Utara Condong Catur Depok- Sleman
Telpon :
0274-884201-204
Faksimili :
0274-884208
Website :
http://www.amikom.ac.id
Email :
amikom@amikom.ac.id
3. Ketep Pas Merapi Kaliurang
Setelah puas berkunjung ke Univertas AMIKOM,
kemudian kami melanjutkan perjalanan menuju Ketep Pas Merapi Kaliurang dengan
Menggunakan mobil jeep. Di perjalanan kami berhenti di sebuah tempat yang
memperlihatkan sebuah tragedi bukti nyata yaitu sisa-sisa tragedi letusan
Gunung Merapi. Disana kami melihat banyak sekali foto kejadian-kejadian akibat
letusan Gunung merapi. Tidak berapa lama kami melanjutkan perjalanan menuju
puncak merapi, namun perjalann harus melalui banyak rintangan.
Adapun sejarah Ketep Pas Merapi Kaliurang
salah satunya yaitu :
Gunug Merapi (ketinggian puncak 2.930 MDPL,
per 2010) adalah gunung berapi di bagian tengah pulau jawa dan merupakan salah
satu gunung api teraktif di indonesia. Lereng sisi selatan berada dalam
administrasi Kabupaten Sleman, Daerah Istemewa Yogyakarta, dan sisanya berada
dalam wilayah Provinsi Jawa Tengah. Kawasan hutan yang di sekitar puncaknya
menjadi kawasan Tama Nasional Gunung Merapi sejak tahun 2004. Ketep Pass adalah
salah satu sebuah objek wisata di Ketep Sawagan, Magelang, Jawa Tengah. Ketep
pas ini merupakan Obyek Wisata alam Yang dikembangkan dengan ciri khas wisata
kegunungapian, khusunya Gunung Merapi. Pada Tanggal 17 Oktober 2002, Ketep Pass
diresmikan sebagai kawasan wisata jalur Solo-Selo-Bororbudur (SBB) oleh
presiden ke-5 Republik Indonesia Megawati Soekarnoputri.
4. Kraton Jogjakarta
Keesokan harinya kami melanjutkan
perjalanan karya wisata ke lokasi keraton jogja, jam 08.00 wib kami berangkat
menuju tujuan yang jaraknya tidak jauh dari hotel penginapan kami sekitar 30
menit kami tiba, dan kami harus berjalan kaki untuk menuju pintu masuk keraton.
Kurang lebih jam 09.00 wib kami berbaris untuk membeli tiket masuk seharga
Rp.5000 untuk biaya dokumentasi berupa foto setelah itu kami mulai memasuki
area keraton dan ditempat tersebut banyak barang-barang antik seperti patung,
gamelan, rumah adat, kramik, dll. Kami berkeliling mengitari keraton ditemani
oleh pemandu tour keraton hongga beberapa jam, Kami selesai berkeliling sekitar
jam 11.00 wib dan langsung menuju bis, dan melanjutkan perjalanan ke lokasi
selanjutnya Sejarah keraton berdasarkan yang kami dapat yaitu : Kraton
Ngayogyakarta Hadinigrat merupakan istana resmi kesultanan Ngayogyakarta
Hadiningrat yang kini berlokasi di kota Yogyakarta, Daerah Istemewa Yogyakarta,
Indonesia. Walaupun kesultanan tersebut secara resmi telah menjadi bagian
Republik Indonesia pada tahun 1950, kompleks bangunan keraton ini masih
berfungsi sebagai tempat tinggal sultan dan rumah tangga istananya yang masih mejalankan
tradisi kesultanan hingga saat ini.Keraton Yogyakarta mulai didirikan oleh
Sultan Hamengku Buwono I beberapa bulan pasca Perjanjian Giyanti pada tahun
1755. Lokasi keraton ini konon adalah bekas sebuah pesanggarahan yang bernama
Garjitawati. Pessanggarahan ini gunakan untuk istirahat iring-iringan jenazah
raja-raja Mataram (Kartasura dan Surakarta) yang akan dimakamkan di Imogiri.
Versi lain menyebutkan lokasi keraton merupakan sebuah mata ir, Umbul
Pacethokan, yang ada di tengah hutan beringin.
5. Candi Borobudur Jogjakarta
Candi Borobudur merupakan warisan
budaya Indonesia yang sudah terkenal sampai ke seluruh dunia bangunan ini
merupakan Candi Budha terbesar didunia dan ditetapkan sebagai salah satu
warisan budaya dunia oleh UNESCO,bentuknya yang megah dan detail arsitekturnya
yang unik membuat semua orang ingin mengunjungi Candi Borobudur yang penasaran
dengan ceritanya, Borobudur mencuri perhatian dunia sejak HC Cornelius
menemukan lokasinya atas perintah Sir Thomas Stamford Raffles pada tahun 1814.
Pekerjaan menggali lokasi yang diduga monumen besar kemudian dilanjutkan oleh
Hotman salah satu pejabat pemerintah Belanda yang saat itu para arkeolog
berlomba lomba mencari tahu asal usul candi budha terbesar didunia ini.Sejarah
berdirinya Candi Borobudur diperkirakan dibangun pada tahun 750 Masehi oleh
Kerajaan Syailendra yang pada waktu itu menganut agama Budha, pembangunan itu
sangat misterius karena manusia pada abad ke 7 belum mengenal perhitungan
arsitektur yang tinggi tetapi Borobudur dibangun perhitungan arsitektur yang
canggih, hingga kini tidak satu pun yang dapat menjelaskan bagaimana ini cara pembangunan dan sejarah Candi
Borobudur.
Perjalanan Pulang
Setelah lelah mengunjungi tempat-tempat
wisata, kami beristirahat di hotel untuk terakhir kalinya sebelum kepulangan
kami pada keesokan harinya. Pada malam harinya kami di perbolehkan untuk
mengunjungi Malioboro, disana kami membeli oleh-oleh untuk dibawa pulang,
setelah dari Maliboro kami pulang ke hotel untuk istirahat dan merapikan barang
bawaan kami. Dan saat paginya kami bersiap untuk pulang dengan menaiki bus yang
sama. Diperjalanan kami tertidur karena terlalu lelah, tidak terasa langit
sudah gelap. Di malam dan shalat. Saat menjelang dini hari, kami tiba kemabali
di Jakarta pada pukul 08.00 WIB.
Biodata Penulis
Nama : Rizky Solehudin
Tempat /Tanggal lahir
: Jakarta, 06 juni 2002
Agama : Islam
Alamat : Jl. Kmp Bugis
No.45
Status : Pelajar
Asal Sekolah : - TK RAUDHATU
AL-MUJAWWIDIN
- SD 03 pagi
- SMP Budi Murni
2
Riwayat Hidup Penulis
Rizky Soleh Udin di Jakarta pada tanggal 06 Juni 2002 dari
ayah yang bernama Surhano dan ibu yang bernama Siti Nur Hidayah. Beragama islam
dan berkewarganegaraan Indonesia. Memulai pendidikan tahun 2007-2008 di TK
RAUDHATU AL-MUJAWWIDIN , melanjutkan ke-sekolah dasar (SD) Negeri 06 Pagi pada
tahun 2008-2014. Setelah 6 tahun jenjang SD lalu melanjutkan ke sebuah Sekolah
Menengah Pertama (SMP) di Smp Budi Murni 2 Jakarta barat dari tahun 2014-2017.
Pada tahun 2017 penulis mulai memasuki jenjang Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)
di SATRIA (Yayasan Tarbiyah Islamiyah Al-Alawiyah) Yang berlokasi di srengseng
Jakarta Barat dan Insya Allah Penulis akan lulus pada tahun 2020. Penulis dapat
di hubungi melalui email (rizkyudin70@gmail.com).
